會展業的蓬勃發展，策劃對會展的作用日益重要，一方面主題策劃體現的趨勢性、前沿性和吸引力是會展舉辦成功的先兆，正如諺語所說“好的開始是成功的一半”；另一方面在整個會展舉辦的過程中，內外資源的選擇、組合和規劃的方法上也需要策劃融入更加有效、更加科學的創意，才能最終打造一個有持續競爭力的行業會展品牌。
會展策劃是對會展的整體戰略與策略的運籌規劃，是指對于提出會展戰略和計劃、實施并檢驗會展決策的全過程作預先的考慮與設想。會展策劃不是具體的展覽業務，應該是會展決策的形成過程，是將會展目標具體化的過程。會展策劃應該有以下幾個程序性內容：根據市場調查與預測，確定會展主題、展示對象和觀眾，突出會展表現形式，制定會展總體規劃，實施營銷計劃與方案，完成會展組織、會展管理、會展費用預算、會展效益評估和效果測定等一系列的決策。因此，會展策劃就是在會展調查的基礎上，根據會展的戰略目標，制定有效的會展策略方式和方法。
科學、合理和富有創意的會展策劃方案對會展活動有以下作用：
一、為會展提供方案
決策是對未來行動方案的抉擇，有好的方案才有好的決策。會展策劃的目的就是尋求更合理、更經濟、更有效的方案，為會展決策提供科學的依據。
二、塑造品牌形象
會展策劃是一項創新工程，它根據會展市場的需要，在操持自身優勢和特色的基礎上，在會展內容和形式上努力創造全新的亮點，提升競爭實力，從而塑造會展品牌形象。
三、提高經濟效益
會展策劃運用科學的方法，能大大減少會展活動的盲目性，有效地避免潛在風險，努力克服各種困難和挑戰，從而提高會展活動的效率和效益。
