籌備一個成功的會展活動，就像建造房屋，首先得打好地基，即要有一個完整的籌備委員會。有了基礎(chǔ)才能有效發(fā)揮功能，將復(fù)雜煩瑣的會展活動有條不紊地進行。

　　一、組織籌備委員會

　　決定召開一個國際會展或者爭取到一個會展主辦權(quán)時，會展負責人的首要工作便是組織一個籌備委員會來專職處理會展的相關(guān)事宜。組織委員會及任命委員會中的委員通常是理事長或者會長的責任，或者是由理事長指示秘書長去執(zhí)行。一般大的展覽籌備工作最好在展覽前兩年開始進行，也有些在會前12—16個月組成一個完整的籌備委員會。

　　二、大型國際會展籌備委員會組織機構(gòu)

　　1、指導(dǎo)委員會

　　大型國際展覽通常牽涉層面較廣。需要政府或名家單方面的協(xié)調(diào)，例如簽證及通關(guān)事宜、經(jīng)費籌措等。因此可設(shè)一指導(dǎo)委員會，由政府相關(guān)的指導(dǎo)單位如展覽局領(lǐng)導(dǎo)擔任名譽主任委員，該單位各相關(guān)處室負責人及其他涉及的單位人員則擔任委員。

　　2、籌備委員會

　　籌備委員會負責決定政策原則，而后交執(zhí)行委員會執(zhí)行，并負監(jiān)督之責。委員會成員可聘請專業(yè)領(lǐng)域?qū)＜覔巍?

　　3、執(zhí)行委員會

　　執(zhí)行委員會主任委員和副主任委員等的主要職責是：（1）籌備進度控制；（2）決定籌備展覽議程；（3）召開籌備展覽工作會議；（4）定期向籌備委員會提交進度報告；（5）召開執(zhí)行委員會會議；（6）協(xié)調(diào)各組工作；（7）控制預(yù)算。

　　三、會展組織機構(gòu)及小組分工

　　1、組織機構(gòu)的程序

　　籌備委員會下設(shè)執(zhí)行委員會，執(zhí)行委員會下設(shè)大會秘書處及各執(zhí)行工作小組，如預(yù)算許可，工作小組最好指定一家專業(yè)會展公司協(xié)助各項籌備事宜。不管組織機構(gòu)大或小，有兩個基本程序是必須的：一是將籌備期間所有的責任、簽約事宜及經(jīng)費支出等集中在秘書處進行，以便籌備工作的統(tǒng)籌；二是保持主任委員與籌備組負責的委員及秘書處之間的密切的聯(lián)系。

　　2、執(zhí)行委員會各小組工作說明

　　執(zhí)行委員會下設(shè)各工作小組。根據(jù)具體的工作職責大致可分成以下若干工作小組：（1）注冊小組；（2）文書小組；（3）設(shè)計、印刷小組；（4）翻譯服務(wù)小組；（5）總務(wù)小組；（6）財務(wù)小組；（7）現(xiàn)場管理小組；（8）推廣小組；（9）節(jié)目小組；（10）住宿、旅游、餐飲小組。

　　各小組的主要工作如下：

　　（1）注冊小組

　　①簽到報名流程與規(guī)劃；

　　②報名資料處理；

　　③報名人數(shù)統(tǒng)計；

　　④票務(wù)管理。

　　（2）文書小組

　　①文書事務(wù)工作處理；

　　②會展資料統(tǒng)籌、建檔；

　　③公函、信箋往返的處理；

　　④會展記錄整理、分送。

　　（3）設(shè)計、印刷小組

　　①各項印刷事宜；

　　②已編輯的印刷資料付印安排；

　　③印刷文字校對；

　　④各項印刷進度及質(zhì)量控制。

　　（4）翻譯服務(wù)小組

　　①翻譯人員的遴選、聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)；

　　②翻譯設(shè)備器材安排、聯(lián)絡(luò)。

　　（5）總務(wù)小組

　　①會場安排協(xié)調(diào)、場地簽約事宜；

　　②各會展室座位安排；

　　③紀念品、獎牌、資料袋制作統(tǒng)籌；

　　④會展資料運送至會場及運回的安排；

　　⑤會場辦公室及辦公設(shè)備用品安排。

　　（6）財務(wù)小組

　　①籌款小組

　　A.贊助企劃書的制作；

　　B.交流贊助廠商；

　　C.協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)贊助廠商；

　　D.收取贊助款項。

　　②會計小組

　　A.收入支出各項的預(yù)算編制；

　　B.各組預(yù)算審核；

　　C.財務(wù)結(jié)算。

　　③出納小組

　　A.籌備期間的收支管理；

　　B.規(guī)劃費用申請程序；

　　C.各項發(fā)包事宜處理；

　　D.登賬及定期制作報表。

　　（7）現(xiàn)場管理小組。

　　①接待小組

　　A.貴賓的接待事宜規(guī)則；

　　B.現(xiàn)場工作，接待人員安排招聘、訓練協(xié)調(diào)；

　　C.接送事宜安排；

　　D.貴賓參加旅游展覽安排；

　　E.記者招待會和司儀的統(tǒng)籌安排管理。

　　②報到小組

　　A.報到處規(guī)劃；

　　B.報到相關(guān)事宜處理；

　　C.報到處工作人員訓練；

　　D.報到人數(shù)及相關(guān)報到資料用品統(tǒng)計。

　　③器材小組

　　A.視聽設(shè)備使用規(guī)則；

　　B.視聽設(shè)備租用聯(lián)絡(luò)及協(xié)調(diào)；

　　C.工程人員的溝通協(xié)調(diào)；

　　D.現(xiàn)場設(shè)備使用狀況掌控。

　　④展覽日程小組

　　A.展覽規(guī)劃安排協(xié)調(diào)；

　　B.展覽企劃書制作；

　　C.廠商參展招標、收款；

　　D.廠商進展和撤展協(xié)調(diào)；

　　E.廠商代表參加大會節(jié)目的安排。

　　⑤會場布置小組

　　A.會展布置事宜規(guī)則；

　　B.協(xié)作商網(wǎng)絡(luò)、議價、協(xié)調(diào)；

　　C.現(xiàn)場布置時間及相關(guān)事宜協(xié)調(diào)安排；

　　D.布置物檢視、驗收；

　　E.布置物撤出檢視。

　　（8）推廣小組

　　①國內(nèi)外新聞發(fā)布；

　　②新聞稿擬定；

　　③新聞媒體及刊物報道的交流；

　　④電視、廣播采訪報道的安排；

　　⑤記者會安排；

　　⑥擬定推廣策劃，以協(xié)助增加與會人數(shù)；

　　⑦大會公關(guān)展覽安排；

　　⑧大會相關(guān)報道及新聞資料建檔留存。

　　（9）節(jié)目小組

　　①大會社交節(jié)目規(guī)劃，如開閉幕式、酒會、晚宴等；

　　②表演團體交流、議價；

　　③表演現(xiàn)場相關(guān)事宜協(xié)調(diào)安排。

　　（10）住宿、旅游、餐飲小組

　　①住宿小組

　　A.大會旅館洽商、議價、簽約；

　　大會貴賓、演講者、工作人員住宿房間安排。

　　B.旅館住房事宜協(xié)調(diào)。

　　②旅游小組

　　A.參加會展旅游安排協(xié)調(diào)；

　　B.旅行社交流；

　　C.旅游人數(shù)統(tǒng)計。

　　③交通小組

　　A.會場接送安排；

　　B.機場接送安排；

　　C.社交活動的交通安排；

　　D.相關(guān)活動的交通安排。

　　④餐飲小組

　　A.晚宴酒會安排；

　　B.午餐安排；

　　C.茶點安排；

　　D.餐飲安排協(xié)調(diào)。