市場信息收集的過程就是一個系統的、有目的的市場調研過程，它主要是通過各種市場調研手段洧目的地、系統地收集、記錄和整理有關的市場信息和資料，客觀地反映市場態(tài)勢，為全面認識市場、進行市場分析和預測，以及為展覽組織機構進行科學決策提供依據。沒有掌握有關市場信息的展覽策劃是盲目的策劃。如圖2一1所示，對于策劃舉辦一個展覽會而言，市場信息收集主要涉及如下四個方面。
1.市場信息
當前，我國展覽市場政府主導型展覽總體數量還偏多，因此以市場化主要運作的商業(yè)性展覽數量還有待提高。市場化的商業(yè)性展覽就需要對市場進行全面的了解，要能對各種市場信息進行全面的認識和深人的分析，并能在其基礎上作出科學的應對決策。
從展覽策劃的角度出發(fā)，需要收集的市場信息有：市場規(guī)模、市場競爭態(tài)勢、經銷商數量和分布狀況、行業(yè)協會狀況、市場發(fā)展趨勢等。
(1)市場規(guī)模。某一產業(yè)的市場規(guī)模的大小，對在該產業(yè)內舉辦的展覽會的規(guī)模會產生直接的影響。如果市場規(guī)模過小，舉辦該產業(yè)題材的展覽就會失去市場基礎，展覽就很難發(fā)展。不僅要研究現在的市場規(guī)模，還要預測未來市場規(guī)模的發(fā)展趨勢和市場的成長性，市場規(guī)模的增減直接影響到展覽規(guī)模的變化和成長性。
(2)市場競爭態(tài)勢。市場競爭態(tài)勢對企業(yè)的參展意愿會產生重要的影響。市場競爭態(tài)勢是指產業(yè)內部企業(yè)之間的競爭關系，以及政府對該產業(yè)的控制力和影響力。不同的市場競爭態(tài)勢對展覽的影響是不一樣的。例如，市場壟斷性較強的產業(yè)，不管這種壟斷陸是來自產業(yè)本身還是來自政府的政策，產業(yè)內企業(yè)通過參加展覽來營銷自己產品的積極性就較小，舉辦該產業(yè)展覽的難度就較大;市場競爭較充分的產業(yè)，企業(yè)通過參加展覽這種方式來營銷自己產品的積極性往往會較大，舉辦該產業(yè)展覽就較容易成功。
(3)市場發(fā)展趨勢。市場發(fā)展趨勢直接影響展覽未來的發(fā)展前景。了解某一產業(yè)的市場發(fā)展趨勢要在了解該市場現狀的基礎上，對該產業(yè)市場的未來發(fā)展趨勢作出科學的預測，以此了解該產業(yè)舉辦展覽的前景，并為展覽的未來發(fā)展作出規(guī)劃。
(4)經銷商數量和分布狀況。除生產企業(yè)外，各種經銷商也是展覽會的重要潛在客戶。他們既可能是參加展覽的參展商，也可能是參觀展覽的專業(yè)觀眾，因此，事先準確掌握某一產業(yè)經銷商的數量和分布狀況，對展覽本身有著重要的意義。
(5)行業(yè)協會狀況。行業(yè)協會對展覽的成功舉辦有較重要的影響。如果產業(yè)內存在行業(yè)協會，則意味著該產業(yè)內有較統一的行業(yè)規(guī)范和行業(yè)管理，產業(yè)內的企業(yè)行為和市場行為會受到某些條例的約束;否則，市場會較為無序。另一方面，如果行業(yè)協會在產業(yè)內有較大的號召力，則行業(yè)協會對某一展覽的評價或看法會對企業(yè)的參展意愿和參展行為產生較大的影響;反之，其對企業(yè)的參展意愿和參展行為的影響就會微不足道。
2.產業(yè)信息
產業(yè)發(fā)展狀況和產業(yè)的性質是影響展覽會能否成功舉辦的重要因素之一。產業(yè)不同，舉辦展覽的策略和辦法也不一樣。收集相關產業(yè)的有關信息主要是為了從產業(yè)的角度分析產業(yè)對展覽舉辦可能產生的影響，以及產業(yè)提供給展覽可能發(fā)展空間等，為制定切實可行的展覽舉辦策略奠定堅實的基礎。產業(yè)信息具體的有以下幾個方面：
(1)產業(yè)規(guī)模。產業(yè)規(guī)模主要是指該產業(yè)的生產總值、銷售總額、進出口總額和從業(yè)人員數量等，這些信息是策劃舉辦展覽時需要參考的重要數據。例如，了解產業(yè)的生產總值和銷售總額可以為預測展覽的規(guī)模提供依據，了解產業(yè)從業(yè)人員數量可以為預測展覽的到會專業(yè)觀眾數量提供參考。由于產業(yè)規(guī)模對展覽規(guī)模會產生直接的影響，產業(yè)規(guī)模的增減會影響到展覽規(guī)模的增減，所以，在收集產業(yè)規(guī)模的相關數據時，不僅要收集產業(yè)規(guī)模的現有數據，還要對未來的增減趨勢作出預測，以便為展覽制定長期發(fā)展策略提供參考。
(2)產業(yè)分布狀況。產業(yè)分布狀況與展覽的招展和宣傳推廣策略的制定密切相關，是制定展覽招展招商和宣傳推廣策略的基礎。了解產業(yè)分布狀況，不僅要了解該產業(yè)的產品主要是在哪些地方生產，以及產地生產的產品在該產業(yè)的占比是多少，也要了解該產業(yè)產品的主要銷售地，以及各銷售地所占該產業(yè)的產品銷售比是多少，還需要了解各產地銷售產品的種類、特色和檔次等。
(3)產業(yè)性質。產業(yè)的發(fā)展通常要經歷投人、成長、成熟和衰退四個階段。產業(yè)處于投人期，因剛起步，企業(yè)有限，市場不大，舉辦展覽往往較難獲利;產業(yè)處于成長期，市場擴張快，企業(yè)數量不斷增多，市場對該產業(yè)的產品和該產業(yè)對相關設備的投資需求較大，企業(yè)贏利性好，較適合舉辦展覽;產業(yè)處于成熟期，市場競爭激烈，企業(yè)數量較多，很多企業(yè)在為自己的產品尋找銷路，也比較適合于舉辦展覽;當產業(yè)處于衰退期，企業(yè)數量不斷減少，贏利性較差，市場容量萎縮，較難舉辦展覽。策劃舉辦展覽會，首先要考察準備舉辦展覽的產業(yè)性質。如選擇不當，即使一兩屆展覽僥幸舉辦成功，展覽的發(fā)展前景也很難保證。
(4)產品銷售方式。適合舉辦展覽的產業(yè)基本以“看樣成交”為主的行業(yè)，以及對產品的外觀設計和款式比較看重的行業(yè)。如果產品主要是看說明或圖紙成交，貝刂該產業(yè)舉辦展覽的空間就較小。產業(yè)的產品銷售渠道模式及其成熟度對舉辦展覽的影響也很大。比如，某產品的批發(fā)渠道比較發(fā)達，大型批發(fā)市場較多，則在該產業(yè)內舉辦展覽就會遇到很多困難。
(5)技術含量。產業(yè)技術含量主要是指該產業(yè)的產品以及生產設備所需要的技術難易程度以及它們的體積大小和重量等。了解這些信息，對于展覽的場地選擇有著重要的參考意義。由于各地的展覽場館在展館室內高度、場地承重、展館進出通道等方面的技術數據不一樣，其對展品的要求也不相同。例如，對于技術含量較高的展品，需要在布置展館展區(qū)時提供較寬的通道和公共空間，以便參展企業(yè)的產品現場演示;體積較大的展品，則應選擇在進出通道較大、室內高度較高的展館舉辦展覽;如果展品較沉重，則應選擇地面承重量較大的展館舉辦展覽。收集產業(yè)信息時，還要密切注意收集分析該行業(yè)的發(fā)展趨勢、熱門話題和行業(yè)的亮點等方面的信息，這些信息對今后策劃展覽相關活動很有幫助。
3.有關展覽市場的法律法規(guī)
不管是產業(yè)還是市場都不同程度地受國家有關法律法規(guī)的影響和約束。國家的法律法規(guī)對舉辦展覽的影響體現在三個方面：一是通過對國內外企業(yè)參展意愿和參展行為的影響間接影響展覽會;二是通過對展覽組織方式的約束直接影響展覽會;三是通過對展覽舉辦單位的市場準人限制來影響展覽會。國家法律法規(guī)對舉辦展覽會的三個方面的影響不是截然分開的，它在很多時候是在同時發(fā)揮作用的。
了解國家法律和法規(guī)對成功策劃和舉辦展覽具有重要意義。在策劃舉辦展覽時，展覽組織機構需要了解與展覽相關的法律和法規(guī)：
(1)市場準人規(guī)定。市場準人有兩個方面，一是對舉辦展覽的企業(yè)或機構的資格審定，二是國家對外資進人該產業(yè)的政策規(guī)定。前者對展覽組織機構能否舉辦展覽將產生直接的影響，后者不僅影響到海外企業(yè)的參展意愿和參展行為，而且也同樣影響到國內企業(yè)。
(2)知識產權的保護。不少參展企業(yè)在展覽期間或在展覽前發(fā)布新產品，推出新設計，展覽組織機構需要采取措施保護好這些新產品和新設計的知識產權。如果展覽上出現大量侵犯知識產權的展品，不僅會引起參展企業(yè)之間的糾紛，也會影響展覽品牌的聲譽，對展覽的發(fā)展產生極為不利的影響。
(3)產業(yè)政策。產業(yè)政策是指政府對產品的銷售、使用和生產等方面的規(guī)定，如國家對香煙、酒等銷售方面“專賣”的規(guī)定，以及對藥品在生產和使用方面的規(guī)定等。這些規(guī)定對展覽的舉辦、企業(yè)的參展意愿和參展行為等都會產生直接或間接的影響。
(4)產業(yè)發(fā)展規(guī)劃。產業(yè)發(fā)展規(guī)劃是指國家和地方政府對某一產業(yè)的發(fā)展所作的長遠和宏觀規(guī)劃。產業(yè)規(guī)劃決定著該產業(yè)在較長時期內的產業(yè)政策和發(fā)展趨勢。新興產業(yè)和政府規(guī)劃為重點發(fā)展的產業(yè)舉辦展覽，發(fā)展前景比較看好。產業(yè)發(fā)展規(guī)劃與政府的產業(yè)政策密切相關，它不僅宏觀上影響著展覽會，也在具體操作上影響著展覽。
(5)海關有關規(guī)定。海關有關規(guī)定主要是指針對某一產業(yè)的貨物進出口政策、貨物報關規(guī)定和關稅等，海關規(guī)定對海外企業(yè)參展有著重大影響。貨物進出口政策直接影響海外企業(yè)的參展意愿，例如，某國禁止或限制某類產品的進出口，那么海外企業(yè)不管是參展還是參觀展覽的意愿都會降低;貨物報關規(guī)定直接對展覽的具體操作產生影響。
(6)其他規(guī)定。舉辦展覽涉及多種產業(yè)，政府對交通、消防、安全等其他有關行業(yè)的規(guī)定也會對展覽產生這樣或那樣的影響。因此，在策劃舉辦展覽會之前，對相關的公共政策與規(guī)定也要有所了解。
4.相關展覽的信息
展覽策劃一定要對該行業(yè)的現有展覽情況有所了解。了解這些信息，一方面，可以為展覽組織機構決定是否在該產業(yè)內舉辦展覽提供決策依據;另一方面，當決定在該產業(yè)內舉辦展覽時，可以為其制定競爭策略提供參考。相關展覽的信息了解得越多越好;當然，由于存在競爭環(huán)境，較難全面采集到相關展覽的全部信息。
策劃舉辦展覽時，至少需收集到相關展覽以下幾類信息：
(1)同類展覽的數量和分布情況。展覽組織機構要盡量了解國內外要舉辦或即將舉辦題材相同展覽的數量，清楚同類展覽的地域分布情況。同題材展覽的數量越多，在該產業(yè)中策劃舉辦新展覽的形勢越不利;同題材展覽的分布離計劃舉辦展覽的地域越遠，對策劃舉辦新展覽的預期越有利。
(2)重點展覽的基本情況。除了要了解同題材展覽的數量和分布情況以外，對該題材的重點展覽的基本情況要作進一步的了解。所謂“重點展覽”，是指規(guī)模和影響都較大、行業(yè)口碑較好，或是與計劃舉辦的新展覽有直接競爭關系的展覽。對于重點展覽，展覽組織機構對其組展機構、辦展時間、辦展頻率、辦展地點、展覽規(guī)模、參展企業(yè)數量及分布、觀眾數量和來源、展品范圍、展覽定位等情況要需進行比較詳細的了解。
(3)同類展覽的競爭態(tài)勢。無論各展覽的不同定位，同題材的展覽之間總會存在這樣或那樣的競爭關系。清楚同類展覽之間的競爭關系，對策劃舉辦新展覽和為新展覽制定競爭策略有著十分重要的意義。如果展覽組織機構能像了解重點展覽基本情況一樣，也能了解到該題材內所有展覽的基本情況，那對其策劃新的展覽將十分有益。所以，展覽組織機構要盡可能地多收集相關展覽的信息，以供策劃立項時作決策參考。
根據資料來源和性質的不同，信息可以分為一手資料、二手資料。一手資料是直接從市場上獲取的最新信息，一般由本企業(yè)直接搜集，或由企業(yè)委托市場調研公司搜集。二手資料指已被整理分析過甚至使用過多次的信息，具有開放的特性，一般來自于本企業(yè)及委托單位之外的其他渠道。在試圖獲取上述各種信息時，要盡量使獲取的信息客觀準確、全面系統且富有時效性。
